Het is zeer voornaam om als onderneming of organisatie een verwerkingsregister bij te houden in de GDPR – of AVG wetgeving.
In dit register worden al de verschillende verwerkingsactiviteiten opgenomen.
Is een verwerkingsregister verplicht?
De wet werd op die manier opgesteld dat als uw organisatie minder dan 250 personeelsleden telt, er in principe een vrijstelling voor het bijhouden van een verwerkingsregister bestaat, tenzij het gaat om:
- Verwerkingen die een risico dragen,
- Wederkerige verwerkingen,
- Of verwerkingen van bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegeven
Dus al wij dit in de praktijk toepassen, kan er opgemaakt worden dat (bijna) alle ondernemingen of organisaties verplicht zijn de verwerking van persoonsgegevens in een register te documenteren omdat omdat binnen een organisatie altijd wel sprake is van structurele en wederkerige verwerkingen m.b.t. klant-, leverancier- of personeelsgegevens!
Waar dient een verwerkingsregister voor?
Voor de wetgever is het verwerkingsregister een middel om aan te tonen dat je onderneming of organisatie wel degelijk de verplichtingen naleeft. Hier kan men zien welke persoonsgegevens er verwerkt worden, met welk doel, hoe ze worden opgeslagen en wie de volgende verwerker kan zijn.
Ook de personen van wie u persoonsgegevens verwerkt, hebben het recht om inzage, correctie en/of wissen van hun gegevens indien dit gegrond is..
Verwerkingsregister voor mijn branche!
Vermits elke onderneming of organisatie haar eigen politiek toepast, is ook het verwerkingsregister voor iedereen anders. Je kan gerust op het internet verschillende voorbeelden vinden waar je mee aan de slag kan, maar waar de wetgever haar doel niet zal bereiken. Controle van ondernemingen en organisaties is iets waar iedereen mee geconfronteerd wordt en ook hier zal de gevraagde informatie niet voldoende zijn zonder doorgronde kennis van de privacywet.