Immobiliën bedrijven delen persoonsinformatie met andere partijen zoals banken, notarissen en collega makelaars, maar wie is hier nu de verantwoordelijke en wie is de verwerker? Of zijn er in bepaalde gevallen gezamenlijke verantwoordelijken?
Geometrische gegevens, foto’s al dan niet geassocieerd met geparkeerde personenwagens, kadastrale gegevens, financiële gegevens en veel meer, worden verwerkt op grote schaal.
Een grondige documentatie is vereist voor de opslag en delen van deze gegevens. Het lijkt logisch om informatie van klanten gedurende jaren bij te houden, al was het maar gewoon gemakkelijk tijdens opzoekwerk wanneer er een klant na jaren zich opnieuw aanbiedt.
VME’s werken met persoonsgegevens zodoende men kan weten wie op welk appartement gehuisvest is, waar dat een aannemer zich kan melden en die dan nog eens met de syndicus worden gedeeld. Dataminimalisatie, documentatie van gegevens en versleutelde communicatie zijn zaken waar wij als DPO oplossingen uitwerken.
Veelal wordt er gewerkt met camerabewaking of zijn er toegangscodes voor inritten, garages en residenties in het algemeen, maar wie heeft toegang tot deze gegevens en wat doen ze hiermee.
Kan een VME zich beschermen tegen datalekken?
- De vereniging van mede eigenaars kan zich inderdaad beschermen alsook de technische en organisatorische maatregelen treffen voor de bescherming van de persoonsinformatie van haar leden.
- Bij een verhuis van een lid worden persoonsgegevens soms langer bijgehouden dan nodig. Hier geven wij advies inzake bewaartermijnen en vernietigingsprocedures.
- Het versleuteld versturen van emails en/of een syndicus steeds in kopij moet of mag verstuurd worden is een zaak waar niet iedereen mee akkoord wil gaan.
- Verwerkersovereenkomsten sluiten met aannemers, tuinonderhoudsbedrijven, dakwerkers of ondrhoudsfirma’s voor centrale verwarming of liften zit bij ons hoog in het vaandel.