Les sociétés immobilières partagent des informations personnelles avec d’autres parties telles que des banques, des notaires et des agents immobiliers similaires, mais qui est maintenant responsable et qui est le sous-traitant? Ou existe-t-il des cogestionnaires dans certains cas?
Les données géométriques, les photos associées ou non à des voitures de tourisme garées, les données cadastrales, les données financières, etc., sont traitées à grande échelle.
Une documentation complète est requise pour le stockage et le partage de ces données. Il semble logique de garder des informations sur les clients pendant des années, ne serait-ce que pendant les travaux de recherche, lorsqu’un client se présente de nouveau après des années.
Les VME travaillent avec des données personnelles afin de savoir qui est logé dans quel appartement, où un contractant peut signaler et qui sera ensuite partagé avec le syndic. La minimisation des données, la documentation des données et la communication cryptée sont des questions sur lesquelles nous travaillons en tant que solutions DPO.
La vidéosurveillance est souvent utilisée ou il existe des codes d’accès pour les entrées, les garages et les résidences en général, mais qui a accès à ces données et que font-elles avec.
Une VME peut-elle se protéger contre les violations de données?
- L’association des copropriétaires peut en effet se protéger ainsi que prendre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les informations personnelles de ses membres.
- Lorsqu’un membre déménage, les données personnelles sont parfois conservées plus longtemps que nécessaire. Nous fournissons ici des conseils sur les durées de conservation et les procédures de destruction.
- L’envoi crypté d’e-mails et / ou d’un syndic toujours ou susceptibles d’être envoyés en copie est une question avec laquelle tout le monde ne veut pas être d’accord.
- Conclure des contrats de transformation avec des entrepreneurs, des entreprises d’entretien des jardins, des couvreurs ou des entreprises d’entretien pour le chauffage central ou les ascenseurs est notre priorité absolue.